こんにちは。
まさやんです。
あなたの机に
紙の資料はたまっていますか？
私は整理整頓が人の何倍も下手な人です。
いつも紙の書類が今にもくずれ落ちそうなほど
机の上にたまっていました。
あまりにも机が汚すぎて
よく上司から怒られておりました。
これくらい整理整頓ができない人でした。
このことは別の記事で紹介しております。
参照：あなたの短所はなおさなくてよい
紙の書類ってよほど丁寧に保管していないと
何がどこへいったかわからなくなります。
そして丁寧に保管していると
場所がいくらあっても足りません。
そこで今回は整理ができない人の
整理術について紹介します。
今回は裏技的な手法なので
フォルダを作って
その下の階層にまたフォルダを作って…
といった基本的な話はしません。
今回は特別な２つの方法を紹介します。
1つ目、配られた紙の資料が
あなた以外の人にも配られている場合
重要な部分だけを残すかPDFにして
ほかの書類は全部捨てましょう。
おそらくこの場合は
会議やミーティングのケースになります。
この場合は、
あなたが管理しなくても
誰かが持ってくれています。
会社組織というものを
徹底的に活用しましょう。
つまり、人に頼るのです。
もし、このときの資料が
のちのち必要になった場合は
会議のときに参加したひとに
きけばよいだけです。
捨てても、何も問題になりません。
2つ目として、配られた紙の資料を
うけとったのがあなただけの場合は
重要な資料なのでＰＤＦ化をしましょう。
その際に、
日付と誰からもらった何の資料なのか？
をファイル名に記載しておいてください。
「確かあの資料って◯年◯月に△△さんから
受け取ったんだよな～」
とこのように後で
その資料が必要になったとき、
おぼろげな記憶でも探すことができます。
◯年◯月 △△さん
この単語で、
ファイル検索をすればでてくるのです。
この２つの方法で
ほとんど乗り切ることができます。
そもそも、
あとから必要になるときに困るのは
その資料がどこにいったか？
なのです。
ですから、誰かに持っておいてもらう。
パソコンで検索しやすくしておく。
これでほぼ解決できるのです。
わざわざ、大量の紙の資料をもっていても
見つからなければ意味がありません。
それならこの方法で対応した方がラクです。
そして、万が一対応できなかったとしたら
「申し訳ございません。
見つかりません。」
と謝ればいいのです。
そもそも、
誰も保管していなかった資料なんて
大したことない資料なのです。
ですから、
大して怒られることもありません。
まとめると
重要な紙の資料はPDF化をする。
それ以外は全て捨てる。
必要なときはパソコンで検索するか人にきく。
ぜひためしてみてください。
これであなたのデスクはきれいになりますよ。
