間違いだらけのTODOリストの設定とは

こんにちは。
まさやんです。

世の中には、様々な時間管理の方法があります。

しかし、時間管理を学んだにも関わらず
相変わらず時間に負われている人が多くいます。

私は、その原因の1つが
「TODOリストからの時間設定が間違っている」
ということにあると考えています。

「TODOリスト」とは、
あなたもご存じの通り、
その日や期日までに
やるべき事をまとめたリストの事です。

ビジネス書【7つの習慣】でも
最優先事項を優先すると紹介されています。

例えば、
今日やるべきことを
どれくらい重要なのか?といった重要度と
期日は明日までなのか?それとも一か月後なのか?
といった緊急度とをあわせて
優先順位をつけるのです。

時間管理マトリクス(引用:【7つの習慣】より)

7つの習慣で紹介されている時間管理のマトリクス 重要度と緊急度の二軸で第一領域、第二領域、第三領域、第四領域にわけれらる

この図ので、緊急ではないが重要である
「第Ⅱ領域」に含まれる行動を
実践していくことが大切と
【7つの習慣】では紹介されております。

で、私はその通りにやったのですが、
それでも時間に追われておりました。

その原因は、
スケジュールいっぱいに
TODOリストを組み込んでいたのです。

当然、TODOリストが
時間通りに終わることは少なく、
常に延長、延長となり、
時間に追われていたのです。

そこで私の解決策をお伝えします。
それは
・14:00までにTODOリストを組み入れること
・1日の中に予備時間を設定すること

例えば、就業開始が9:00で、就業終了が17:40の場合は、
14:00までに1日を終わらすイメージで
時間設定をするのです。
14:00~17:40の3:40は予備時間です。

時間通りに進まないのは
予定にない仕事が降りてきたり、
電話やメール対応に時間がかかったり


そもそもTODOリストで
かかる時間を見誤っていたなど
様々な要因があります。

ですから、
最初から予備時間を設定しておくのです。

そうすることで、
【7つの習慣】である、
今日本当にやらなければ行けないことは何なのか?
に注力して取り組むことができるのです。

ぜひお試しください。