なんでもかんでも電話に頼らない

こんにちは。
まさやんです。

あなたは困ったことがあったら
すぐに電話をしてしまうタイプですか？

だとしたら
時間をムダにしているかもしれません。

電話をすぐにかけるタイプというのは
以下の2つの特徴があります。

1つ目、自分の考えがまとまっていない
2つ目、相手の仕事を邪魔をしている感覚がない。

1つ目は、自分の中で結論や
指示事項がまとまっていないのに
伝達ゲームのように他人から
言われたことをそのまま伝える。

聞いている立場からは、
結局自分は何を求められているんだ？
と思いながら話を延々ときかなければならない。

これは結構苦痛です。

2つ目は、仕事の集中をしている時に、
電話がかかるとどうしても
現在取り掛かっている仕事を中断せざるを得ません。

なぜなら仕事を同時進行することは
一つの仕事に集中するよりも時間がかかるからです。

このことについては以前、
マルチタスクについての記事を紹介しました。
参考：「時間を効率に使いたければマルチタスクは間違いである」

ちなみに仕事を中断された状態から
仕事を中断される前の集中している状態に戻るのに
どのくらいの時間がかかると思いますか？

一説にはなんと20分以上かかると言われています。

つまり、30分で終わる仕事が
途中で電話がかかってしまうと
なんだかんだで1時間近くかかってしまうのです。

仮に電話が1時間に1回のペースで
かかってきたとすると1日平均7回として
20分✕７=140分

つまり電話がかかってきたことにより
集中力が失われた時間は2時間半近くにもなるのです。

このように
なんでもかんでも電話をかけてくる人は
相手の時間を平気で奪っているのです。
つまり、相手への気遣いができない人です。

ではどうすれば良いか？

まずはメールをすることです。

「いや、メールじゃ相手に伝わらないよ…」

という方もいると思います。
ですが、メールで伝達できないことは
そもそも話の整理がついていない証拠です。

まずは、話す内容を文章にしてみてください。

どうしても、
電話でないと細かいニュアンスが伝わらない
というのであれば、電話をする前に
「お電話よろしいでしょうか？」
と一言メールで伝えるべきです。

これをクセにしていると
あなたは伝達手段の主がメールの人
という立場になれます。

そうするとだんだんとムダな電話も減るはずです。

なんでもかんでも電話をするのはやめて
まずはメールで伝えることをしてください。
そうすれば、あなた自身が電話によって
邪魔される時間も少なくなり
仕事に集中できますよ。